Quando o gestor de facilities é chamado tarde demais, o preço aparece em desconforto, desperdício e retrabalho. Mas quando ele senta à mesa desde o primeiro esboço, o resultado é outro.
Marúsia Feitosa conhece bem os dois lados dessa história. Gerente de Real Estate e Workplace Solutions da Lenovo Brasil, ela cuida de três sites no país: uma fábrica com operação completa e dois escritórios. Em mais de 13 anos na área, incluindo uma temporada de dois anos fora do Brasil, colecionou exemplos de projetos em que o facilities manager entrou depois que o problema já estava instalado. “O FM é super criativo, e com a ajuda dos colegas arquitetos e engenheiros a gente sempre consegue achar alguma solução“, diz. Mas o preço da exclusão precoce aparece em cada detalhe.
No maior site da Lenovo, um restaurante corporativo atende entre 700 e 800 pessoas por dia. O projeto original não previa espaço para um biodigestor. A equipe de facilities identificou uma área subutilizada e fez as adequações necessárias. Deu certo, mas poderia ter sido muito mais simples. Hoje, os resíduos orgânicos são tratados no local, eliminando o contrato com o fornecedor externo que fazia o transporte diário e reduzindo emissões de CO₂. Um ganho em economia circular que quase não aconteceu por falta de planejamento integrado.
Os exemplos se acumulam. Na área de expedição, o parceiro contratado para gerir os resíduos do processo produtivo (papelão, plástico e isopor) foi alocado em uma doca frontal, aberta. O vento dispersa os materiais pelo gramado do condomínio, gerando impacto estético e risco ambiental. Na limpeza, o ponto para descarte da água suja dos equipamentos não foi previsto no projeto. A equipe precisa percorrer um trajeto maior, saindo da rota lógica, para descartar corretamente os efluentes. “Quando o FM não é incluído desde o começo, algumas coisas ficam esquecidas e a gente tem que improvisar“, resume Marúsia.
A exaustão da cozinha do restaurante é outro caso emblemático. Em vez de ser direcionada para a parte traseira do prédio ou para cima da marquise, a saída de ar foi instalada na fachada frontal, bem sobre uma área gramada usada pelos funcionários para caminhar durante o almoço. Resultado: quem permanece ali por algum tempo sai com cheiro de comida. A insatisfação bateu na porta do facilities, que agora trabalha com uma empresa especializada em qualidade do ar e odores para amenizar o problema.
E há os pombos. Instalados confortavelmente no beiral do prédio, sujam a área de estacionamento logo abaixo e obrigam o time de limpeza a atuar com mais frequência, elevando o consumo de água e os custos operacionais. Já colocaram redes, mas a solução definitiva ainda não chegou. “Se no início do projeto esse problema tivesse sido previsto, talvez uma estrutura mais inclinada ou um material diferente tivesse evitado que os pombos se alojassem ali“, reflete Marúsia.
A disposição da copa também entrou na lista de lições aprendidas. Ela foi posicionada quase ao lado da principal sala de reuniões do escritório, usada por toda a liderança da empresa. Enquanto executivos conduzem encontros estratégicos com parceiros e clientes, funcionários tentam descansar ou tomar um café a poucos metros dali. Não raro, alguém da equipe de facilities precisa pedir silêncio. A solução foi instalar uma porta onde antes não existia. “Ficou a lição para os próximos projetos“, diz. Agora, um novo desafio se apresenta: substituir os copos plásticos por reutilizáveis. Mas a copa não tem armários suficientes para armazená-los. Mais uma vez, o espaço foi subdimensionado para a função que precisaria cumprir.
Ana Claudia Machado, gerente de Facilities da Shell Brasil, sabe que os dados certos podem transformar a operação. Com mais de duas décadas de experiência, passando por empresas de todos os portes, ela responde hoje por todos os sites brasileiros da petroleira. E investiu pesado em sensoriamento. Não por modismo, mas por convicção.
A escolha recaiu sobre sensores de qualidade do ar, capazes de medir temperatura, umidade, CO₂, material particulado e compostos químicos (TVOC). Foram instalados em cada sala de reunião e, nos ambientes abertos, um em cada quadrante. A leitura chega a cada cinco minutos. “Menos do que isso seria uma quantidade absurda de informação que a gente não teria braço para lidar“, explica.
A instalação coincidiu com a entrada em vigor da NBR 17.037, mas Ana sempre quis ir além. O sistema mostra ao usuário final apenas uma carinha (verde, amarela ou vermelha) para indicar se o ambiente está saudável. “Porque o usuário vai questionar. Se o negócio estiver em 97% e não em 100%, vai ter alguém que vai achar que não está bom. A carinha verde resolve o nosso problema“, conta. Já a equipe de facilities acessa dashboards detalhados, parâmetro por parâmetro, e pode agir antes que o cliente perceba e reclame.
O CO₂ trouxe uma utilidade inesperada. Cada sala de reunião tem uma lotação máxima definida pela segurança do trabalho, calculada para facilitar o escape em emergências. Mas, por mais que a informação estivesse na porta e no aplicativo de reservas, raramente era respeitada. Com os sensores, ficou simples: cada pessoa emite uma quantidade previsível de CO₂ ao respirar. Se o nível ultrapassa o limite esperado para a capacidade da sala, é sinal de que há mais gente lá dentro do que deveria. “Antes, a segurança tinha que sair do posto e fazer rondas. Agora a gente detecta pelos números“, diz Ana.
Os sensores também revelaram o que acontece quando o prédio desliga o ar condicionado à noite. Temperatura e umidade disparam, colocando em risco equipamentos sensíveis que estavam em áreas inadequadas. E ajudaram a responder a perguntas incômodas: uma pintura feita na quarta à noite realmente está segura na quinta pela manhã? O que os números de TVOC mostram sobre o tempo que os compostos químicos levam para se dissipar? “Quantas vezes a gente fala que a tinta não tem cheiro, que no dia seguinte está seco e pode usar. Mas será que as partículas tóxicas que a gente não vê já saíram do ar?“, questiona Ana. “Com os sensores, a gente consegue ver o tempo que leva para o TVOC voltar à normalidade e programar a operação com segurança.”
Ela estende a preocupação aos profissionais terceirizados que executam esses serviços. “Será que o EPI que ele está usando é suficiente para o que está em suspensão no ar? A gente tem que pensar primeiro nele, que está no front, e depois nos usuários. Somos responsáveis por aquelas pessoas ali.”
Marúsia também aderiu ao sensoriamento de qualidade do ar, contratando o mesmo parceiro que já cuidava da limpeza dos carpetes da Lenovo com um método a seco. A economia de água chegou a 96% e a de energia a 99% nesse processo. Antes, a higienização do carpete ao final do expediente de sexta-feira exigia que o ar-condicionado ficasse ligado o fim de semana inteiro para secar o material. Agora, não mais. “Deixamos de emitir 99% a menos de CO₂ por conta da energia que não é mais necessária“, relata. O fornecedor ainda realiza testes microbiológicos antes e depois da manutenção, gerando evidências de que o ambiente é seguro, uma ferramenta e tanto para o diálogo com as áreas de RH e saúde ocupacional.
Andréia Braune, gerente de Facilities da Dow, tem uma forma direta de resumir o que a pandemia ensinou sobre o escritório. “O que as pessoas vão querer encontrar? Não sei. Mas o que todo mundo quer é se sentir bem. Se sentir abraçado.” Com mais de 20 anos de carreira, ela liderou a mudança da empresa química para um novo escritório central em São Paulo, ocupado há um ano, e que se tornou o primeiro da Dow no mundo a conquistar quatro certificações simultâneas: LEED, WELL, Fitwel e Guia de Rodas.
O processo incluiu sessões de voice of customer com os funcionários, desde brainstorm até a definição do fluxo do projeto. As cores, o paisagismo, os ambientes colaborativos, tudo foi trazido por quem usaria o espaço. As estações de trabalho não são fixas: o funcionário chega com o laptop, conecta e está pronto. Há mesas com ajuste de altura, cabines acústicas no meio do andar, salas de reunião componíveis que se transformam em auditórios para eventos maiores.
Os cafés temáticos (Brasil, Argentina, Colômbia, México) trazem artesanato e elementos culturais de cada país. Uma jabuticabeira na varanda transformada em área colaborativa é acompanhada pelos funcionários em seu ciclo. “Já está dando jabuticaba“, comentam. “Isso tudo traz vida, conexão. Não é só um ambiente árido de entrega“, diz Andréia.
Ela insiste que o FM precisa ser proativo. “Se ainda não foi chamado, vá bater na porta. Leve o que o mercado está fazendo, as normas, as novidades.” A Dow tem olhar permanente sobre certificações, e cada uma provocou adaptações: o Fitwel trouxe snacks saudáveis na lanchonete ao lado da coxinha; o WELL orientou a escolha de mobiliário ergonômico e a presença de biofilia; o Guia de Rodas garantiu acessibilidade real, indo além da norma.
As três profissionais convergem em um ponto: o gestor de facilities precisa estar presente desde a primeira ideia, no brainstorming inicial, não quando o problema já está materializado. “O FM conhece a cultura da empresa, e cada empresa tem a sua. O que funciona no meu espaço pode não funcionar no seu“, diz Marúsia. “O arquiteto e o engenheiro não têm a vivência daquela operação.”
Ana reforça que o sensoriamento, quando bem utilizado, não é apenas um número que atende à norma. É uma ferramenta que permite ao FM influenciar decisões, municiar outras áreas com dados, proteger a operação e, principalmente, cuidar das pessoas. Dos funcionários próprios aos terceirizados, do estagiário ao presidente.
Andréia fecha com o que define como o papel do facilities hoje: “Não só operar a estrutura, fazer tudo acontecer, mas entregar com qualidade e com a pessoa feliz de estar no escritório.” Trabalho em equipe, planejamento integrado e a consciência de que ambientes saudáveis não nascem do acaso. São construídos por quem conhece a operação e tem voz ativa desde o primeiro rabisco.
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Ana Claudia Morrissy Machado é gerente de Facilities da Shell Brasil. Marúsia Feitosa é gerente de Real Estate e Workplace Solutions da Lenovo Brasil. Andréia Braune é gerente de Facilities da Dow. Os depoimentos foram compartilhados em conversa com o GBC Brasil.
Por Enzo Tessitore, diretor de operações do GBC Brasil.